Con fecha 6 de enero de 2020, el Servicio Nacional de Aduanas publicó, para comentarios de los usuarios, el borrador de resolución mediante el cual se establecen los requisitos y condiciones que los Agentes de Aduana deberán cumplir para efectos de adoptar la modalidad de archivo de la “Carpeta de Despacho Electrónica", en sustitución de la obligación de custodia física de las carpetas de despacho, en base a lo establecido en el artículo 7° de la Ordenanza de Aduanas.
Dicha resolución viene a materializar un sentido objetivo del Servicio y una anhelada aspiración de los despachantes de aduana, sobre la posibilidad de conservar los documentos que sirven de base para la tramitación de los despachos aduaneros usando las actuales tecnologías de almacenaje electrónico disponibles y las potestades de ministros de fe que la Ordenanza le otorga a los Agentes de Aduana. Cabe destacar que Aduanas ha sido pionero entre los servicios de la administración del Estado chileno en la incorporación de la Firma Electrónica como respaldo de la autenticidad de los documentos de destinación aduanera tramitados electrónicamente ante dicha entidad, incluso antes de la promulgación de la Ley de Firma Electrónica, cuyo antecedente está precisamente en la normativa que se promulgó hacia 1997 y que modernizaba la Ordenanza de Aduanas y la Ley Orgánica de dicho Servicio.
La propuesta de resolución en comento establece una serie de requisitos a los que deberá someterse el Agente de Aduana para “presentación y conservación de los documentos que sirven de base para la confección de una destinación aduanera, a través de medios electrónicos”. En términos generales, la norma sujeta a comentarios establece ciertos principios que reglan los objetivos de la propuesta y regulan los criterios para operar este nuevo sistema de archivo electrónico, y que se resumen en los “principios de seguridad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información”. Para estos efectos se establece como pauta de referencia el marco tecnológico y de seguridad de la NCh ISO 27.001, cuya acreditación descansará en la Subdirección de Informática del mencionado Servicio.
Dichos principios, del todo atendibles y deseables como criterios para autorizar el operar bajo la modalidad de archivo electrónico de los despachos, resulta aplicable tanto para los Agentes de Aduana que acrediten sus propios sistemas de archivo electrónico como para el caso de que contraten o convengan la generación y administración del sistema informático de la carpeta de despacho electrónica por un tercero.
Es precisamente este último punto el que merece algún comentario propositivo, dado que se entiende plenamente la responsabilidad integral de los Agentes de Aduana respecto del archivo electrónico de las carpetas de despacho cuando deciden hacerlo sobre sistemas de su propiedad. Sin embargo, cuando es el propio Servicio el que autoriza a operar sobre las instalaciones de un tercero, las que deben ser previamente visadas por dicha autoridad, resulta cuestionable que las responsabilidades asociadas a la conservación de la documentación y aquellas referidas a disponibilidad en determinadas circunstancias, sean susceptibles de la aplicación de alguna sanción al despachante si dichas obligaciones son incumplidas por ese tercero que ha sido previamente evaluado y visado por Aduanas. Lo anterior porque el artículo 7° del mencionado borrador reglamentario establece que “El cumplimiento de los requisitos de la carpeta de despacho electrónica y de las demás exigencias establecidas en la presente resolución, así como de la obligación de presentación y conservación de los documentos, será siempre de responsabilidad del Agente de Aduana, aun cuando contrate los servicios de un tercero.”.
En esa línea, parece necesario establecer algunos requisitos y obligaciones de esos terceros que aparecen desarrollando un negocio privado sobre la base de un cuerpo normativo originado del cumplimiento de una carga pública, pero sobre los cuales no recae ningún tipo de responsabilidad. Baste imaginar que sucedería en el sistema de despacho aduanero si dicho tercero comete un error relevante en el cumplimiento de una obligación que pueda derivar en sanciones disciplinarias, por ejemplo una suspensión, a todos los agentes que confiaron en ese servicio sobre la base de la autorización dada por Aduanas.
Más allá de dicho llamado de atención, se visualizan otros comentarios menores, como algunas dudas que existen sobre el cómo se conforma la bitácora del despacho en el caso de operaciones que pudiesen haberse realizado con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la autorización particular a un agente de aduanas y que, en base a lo establecido por la propia resolución, podrían también ser respaldadas electrónicamente. Por ejemplo, cómo se generan los respaldos de los estados intermedios de un documento de destinación que ya ha sido modificado en base a la normativa aduanera vigente. Del mismo modo, cómo se pueden minimizar los respaldos en formato físico de documentos de otros servicios públicos y que sólo son relevantes al momento del despacho o retiro de las cargas (por ejemplo los CDA).
Con todo, la resolución propuesta para comentarios por parte del Servicio Nacional de Aduanas es, sin lugar a dudas, uno de los avances más importantes de los últimos años en la modernización de la tramitación de los despachos de aduanas y, si sienta precedentes en términos de avances en la materia, representa una línea de trabajo de dicha repartición pública que solo amerita apoyo, compromiso y sobre todo alineamiento de toda la cadena de COMEX.