En el último tiempo y con mucha fuerza, Aduanas ha estado empujando para que las agencias aduaneras se certifiquen como operadores de carpeta electrónica de despachos, lo que supone un cambio bastante significativo en cuanto al manejo de los documentos que sustentan las operaciones aduaneras.
La resolución 487 del 31.01.2020 reglamentó el marco normativo de la carpeta de despacho electrónica y a la fecha ya se encuentran acreditadas varias agencias, aunque todavía queda un buen trecho, considerando los casi 300 despachadores aduaneros que operan en la actualidad.
Respecto de la operatividad, en la primera etapa este nuevo proceso solo opera para las fiscalizaciones a posteriori, esto es, las revisiones que aleatoriamente efectúa Aduanas una vez que ha concluido la tramitación. Dentro del plan futuro no se descarta que se pueda dar un nuevo paso e incorporar las revisiones en línea; sin embargo, esto por ahora se ve lejano.
Uno de los aspectos más interesantes que tiene el sistema de carpeta de despacho electrónica es que, una vez digitalizados todos los documentos al término de la tramitación aduanera se podría eliminar el soporte papel, quedando únicamente los documentos virtuales en el repositorio electrónico que, dicho sea de paso, debe cumplir con altas exigencias técnicas para asegurar la fidelidad y calidad de la documentación digitalizada.
Recordemos que las agencias deben mantener los documentos archivados por cinco años, lo que implica tener que acceder a bodegas de archivo externas, ya que es imposible almacenar en las dependencias un volumen de carpetas tan considerable. De este punto de vista, esto conllevará ahorros importantes que compensarán en parte la mantención de la plataforma digital que reemplaza al archivo físico.
Otro efecto positivo que comprende la carpeta electrónica es la de evitar el traslado de documentos en soporte papel; ello es especialmente relevante en tiempos de pandemia, aunque las medidas transitorias que implementó Aduanas por este motivo, ya se habían hecho cargo de simplificar y permitir el envío de las carpetas por medios electrónicos.